Je me considère chanceux en ce moment, au milieu des ravages de COVID-19: je continue d’avoir un travail occupé et épanouissant, qui comprend la gestion d’une équipe nouvellement éloignée de spécialistes créatifs de l’apprentissage en ligne.

Comme beaucoup, nous avons dû trouver rapidement comment préserver la collaboration face à face et la résolution spontanée de problèmes sur lesquelles nous comptons dans notre bureau à aire ouverte. Avec tout le monde travaillant à domicile pour maintenir une distance physique en toute sécurité, nous nous adaptons à ne pas nous voir du coin des yeux.

Étant donné que la gestion d’une équipe à distance est nouvelle pour moi, j’ai demandé à mon équipe ce dont elle avait besoin pour réussir pendant qu’elle travaille à domicile. Voici ce qu’ils ont dit.

Délais et processus clairs

Dieu merci pour notre outil de gestion de projet qui nous permet de rester sur la bonne voie avec des délais et des processus clairs! Comme tout logiciel de gestion de projet, le nôtre prend un peu de temps à mettre en place, mais une fois que les tâches, la séquence, les membres de l’équipe et les interdépendances sont identifiés, c’est un guide quotidien pour les gestionnaires et les équipes.

Notre est un outil ouvert et collaboratif pour que tout le monde, et pas seulement les gestionnaires, ait hâte de cliquer sur les tâches terminées pour voir cette norme eLearning: une coche verte.

UNE système solide et partagé pour suivre les affectations de travail et les calendriers de projet est crucial à tout moment, mais encore plus maintenant lorsque les organisations (qui continuent de fonctionner) font de leur mieux pour trouver même un semblant de business as usual.

Protocoles clairs pour la communication

Savoir comment et quand se connecter les uns aux autres et partager les attentes concernant les outils ou les canaux à utiliser donne à chacun l’assurance dont il a besoin.

Régulier réunions de toutes les équipes—Maintenant organisé par vidéoconférence — sont plus importants que jamais, car ils sont l’occasion pour le leadership de rassurer et d’orienter en des temps incertains — sans parler d’une chance pour les employés distants de se sentir connectés à leur communauté de travail.

La plupart des organisations savent clairement canaux à utiliser pour la communication d’entreprise, mais cela peut changer lorsque tout le monde travaille à domicile et les réseaux et la bande passante ne gèrent pas bien la charge. Dans mon organisation, nous utilisons le courrier électronique pour la communication avec les clients; et une application de discussion de groupe et de collaboration pour les équipes de projet, les discussions en tête-à-tête et les conversations improvisées tout au long de la journée. Heureusement, cela nous permet également de faire des vidéoconférences et nous apprécions tous la possibilité de nous voir aussi souvent que nous l’avons fait au bureau.

Mon équipe a demandé que nous continuions à tenir notre hebdomadaire et impromptu check-ins, car cela aide les employés à sentir que leur travail est activement pris en considération et qu’il y a quelqu’un «de l’autre côté de la ligne», selon les mots d’un membre de mon équipe. Des contrôles réguliers pour revoir les priorités et les progrès permettent de s’assurer que les efforts de chacun sont concentrés sur les bonnes tâches et que les deux parties savent clairement comment les choses se déroulent.

Dans mon organisation, nous avons une pratique que nous appelons «mises à jour de fin de journée», Où chaque membre de l’équipe affiche ses progrès dans les canaux du projet afin que le reste de l’équipe puisse anticiper les prochaines étapes pour tout le monde. Toujours utiles, ces mises à jour EoD sont désormais encore plus cruciales lorsque nous travaillons tous à distance: au bureau, il est parfois plus facile de se faire une idée intuitive de la façon dont les choses se passent simplement en étant là.

Des attentes claires en matière de disponibilité

La création de cours, de vidéos et de support de performance eLearning implique de transmettre constamment différentes parties et pièces entre et parmi les concepteurs d’apprentissage, les graphistes et les développeurs de didacticiels pour les examens par les pairs et les tests d’assurance qualité.

Il est donc important que tout le monde soit disponible pendant une période similaire afin que personne n’attende (et ne perde) des heures pour que la prochaine personne prenne le relais, pour ainsi dire.

Fixer des attentes claires pour heures de travail et disponibilité constantes nous permet de nous connecter les uns aux autres lorsque nous en avons besoin. Cela dit, les gestionnaires doivent reconnaître que les parents avec des enfants qui s’isolent avec eux à la maison seront interrompus pendant la journée.

Néanmoins, tant qu’ils respectent leurs délais, les gestionnaires doivent avoir confiance que les employés seront créatifs et trouveront un moyen de rattraper le temps perdu dans leurs fonctions parentales.

Clairement, faire de la santé et du bien-être une priorité

Être aussi clair que possible et savoir que son manager se soucie semble être la priorité absolue de mon équipe.

Comme toujours (et maintenant plus que jamais), les managers doivent soutenir leurs employés alors que nous essayons tous de gérer notre travail mixte et notre vie familiale, et rester en bonne santé et plein d’espoir.

Et sur cette note, j’espère que vous tous, chers lecteurs, restez bien et gardez espoir que cette pandémie fera ressortir le meilleur de nous tous, et une appréciation renouvelée pour tout ce que nous avons en commun avec nos voisins, où qu’ils se trouvent. .