Guide d’achat du logiciel de suivi du temps de projet pour les débutants

Le bon logiciel de suivi du temps de projet peut résoudre une variété de problèmes commerciaux. Mais est-ce le meilleur choix pour votre équipe de travail à distance? Cet article épique vise à vous aider à déterminer si un logiciel de gestion du temps de projet vaut VOTRE investissement. Quelles sont les fonctions et caractéristiques essentielles? Cela peut-il vous aider à résoudre certains de vos problèmes les plus cruciaux? Quels avantages cela peut-il apporter à votre marge bénéficiaire? Je répondrai à toutes ces questions et plus encore afin que vous puissiez éviter les regrets de l’acheteur et créer une solide analyse de rentabilisation pour outils de gestion du temps de projet. Tout d’abord, passons en revue certaines des fonctions essentielles que tout acheteur de logiciel devrait prendre en compte.

Voici ce que vous trouverez dans ce guide ultime …

  1. Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps de projet?: 6 fonctions essentielles
  2. Cas d’utilisation commerciale de Project Hours Tracker populaires
  3. Devriez-vous investir dans un logiciel de gestion horaire pour votre équipe?
  4. 8 fonctionnalités clés que chaque application de gestion doit fournir
  5. 6 raisons d’utiliser des solutions de suivi des heures pour la gestion de projet
  6. Quels problèmes commerciaux les applications de suivi de projet peuvent-elles vous aider à résoudre?

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Logiciel de suivi du temps de projet: devriez-vous investir dans des applications de suivi pour votre équipe distante?

Comment le logiciel de suivi du temps peut-il vous aider à résoudre les problèmes liés à votre entreprise? Nous vous aidons à décider si les solutions de gestion horaire sont un bon investissement pour votre organisation!

1. Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps de projet?: 6 fonctions essentielles

Le facteur décisionnel le plus important est de savoir si les applications de suivi du temps répondent à un besoin au sein de votre organisation. En fin de compte, il doit être en mesure de rationaliser les pratiques de travail et d’améliorer les performances de l’équipe pour justifier l’investissement. Quelles sont les principales fonctions et comment s’intègre-t-elle dans votre stratégie d’entreprise? En quoi diffère-t-il des autres logiciels que vous possédez déjà? Alors, récapitulons rapidement les principaux rôles que jouent les logiciels de suivi du temps pour les équipes de télétravail.

Surveiller les tâches du projet

L’une des fonctions les plus cruciales du logiciel de suivi du temps de projet est de suivre les tâches et d’évaluer le flux de travail de l’équipe. Par exemple, vous pouvez voir combien de temps il a fallu pour effectuer chaque tâche et / ou jalon, ainsi que les affectations à venir et quels membres de l’équipe sont impliqués dans le projet. Cela vous permet d’identifier les domaines à améliorer, tels que les tâches qui prennent plus de temps que prévu. Ensuite, vous pouvez faire un suivi pour identifier la cause et offrir à vos employés un soutien / des ressources supplémentaires.

Suivre les heures de travail des employés

Chaque système de suivi du temps devrait inclure une forme de suivi des présences. De cette façon, vous pouvez voir à quelle fréquence les employés pointent, la fréquence des pauses et les heures de travail hebdomadaires. Par exemple, pourquoi ce membre du personnel a-t-il fait des heures supplémentaires cette semaine? At-il été approuvé? A-t-il contribué directement au projet et à votre marge bénéficiaire? Une fonction de liaison consiste à surveiller la capacité hebdomadaire ou quotidienne de chaque employé.

Simplifiez la facturation client

Les clients s’attendent à des factures précises qu’ils peuvent payer rapidement, sans avoir à contester les frais ou à s’inscrire sur un autre site de paiement. Ainsi, une autre fonction essentielle du logiciel de suivi du temps de projet est la facturation client. Certains outils proposent même des intégrations de paiement qui vous permettent de l’associer à des passerelles de confiance, comme PayPal. Au moins, votre nouveau système devrait générer automatiquement des factures en fonction des heures facturables.

Gérer les ressources internes

L’une des principales raisons pour lesquelles les organisations investissent dans les applications de suivi du temps est d’augmenter les ressources disponibles. Ils savent qui travaille sur quoi et pendant combien de temps, ainsi que combien de temps est productif par rapport à l’idéal. Ainsi, vous pouvez gérer les ressources humaines plus efficacement et améliorer le retour sur investissement. Vous évitez également l’épuisement des employés car tout le monde connaît sa capacité hebdomadaire et a un meilleur contrôle des tâches du projet.

Évaluer les dépenses du projet

De nombreux outils de suivi du temps incluent des outils de suivi des dépenses pour vous aider à respecter votre budget, et celui de vos clients, d’ailleurs. Vous pouvez voir combien vous allouez à chaque projet et le montant que les clients ont approuvé pour chaque jalon. Sans parler de toutes les dépenses supplémentaires et des heures supplémentaires impliquées. Par exemple, vous devez peut-être ajuster vos frais pour augmenter votre marge bénéficiaire.

Prioriser la rentabilité du projet

Concentrez-vous sur les projets qui contribuent à votre résultat net par rapport à ceux qui n’ont qu’un faible impact sur vos bénéfices. Bien que chaque client soit important, certains contribuent à votre succès à long terme plus que d’autres. Les applications de suivi du temps de projet vous aident à identifier les projets à grande échelle qui génèrent plus de revenus afin que vous puissiez gérer les ressources de manière judicieuse. À titre d’exemple, affectez plus de membres de l’équipe à la date limite.

2. Cas d’utilisation commerciaux courants du suivi des heures de projet

Comment les autres organisations mettent-elles en œuvre un logiciel de suivi du temps de projet pour réussir à long terme? Bien que chaque entreprise puisse bénéficier de ces systèmes, il existe quelques cas d’utilisation courants. Par exemple, cela n’aide pas seulement à l’organisation de projet en interne. Vous pouvez également l’utiliser pour planifier les projets des clients et vous en tenir à leurs budgets. Si votre organisation traite l’un des éléments suivants, alors applications de suivi du temps devrait être sur votre radar.

Planification de projet client

Vous devez jongler avec plusieurs projets et suivre les heures facturables. Ou peut-être travaillez-vous sur des projets à grande échelle qui impliquent plusieurs jalons et membres de l’équipe. Les applications de suivi du temps avec fonctionnalités PM vous permettent de planifier à l’avance et d’améliorer les relations clients. Disons que vous avez 10 projets prévus pour ce mois-ci. Les applications de suivi du temps vous permettent de voir quels employés travaillent sur chaque projet, en plus du budget total, de la capacité horaire hebdomadaire et des jalons de paiement à venir.

Lancements de produits

Le logiciel de suivi du temps est également idéal pour les lancements de produits qui n’impliquent pas nécessairement des clients ou des heures facturables. Vous pouvez affecter des employés à différents aspects de la tâche, de la recherche et développement aux groupes de discussion. Cette application vous donne la possibilité de tout cartographier à l’avance afin que vous puissiez également budgéter en conséquence. Par exemple, allouez cette part à la R&D et aux tests, puis une autre partie de votre budget à la promotion et à l’événement de lancement.

Campagnes marketing

Le marketing est une autre tâche en coulisse spécialement conçue pour les outils de suivi du temps. Vous pouvez décrire toutes les étapes de votre campagne marketing, les tâches associées et les plafonds de dépenses. Le système vous aide à respecter votre planning afin que vous puissiez déployer votre stratégie au moment opportun. Par exemple, hébergez votre webinaire ou publiez un autre article sur le marketing de contenu une semaine avant la mise en ligne de votre site.

Évaluations des performances des employés

Bien que le logiciel de suivi du temps de projet ne dispose généralement pas de fonctionnalités de suivi du personnel, vous pouvez utiliser les données pour évaluer les performances, car l’application suit les heures de travail, les pauses, les congés, etc. Par exemple, l’employé a cinq absences ce trimestre et il a épuisé tout son temps de vacances. Lors de l’examen des performances, vous pouvez discuter du problème avec eux et déterminer s’il existe des défis cachés. Peut-être qu’ils se sentent stressés en raison de leur lourde charge de travail ou qu’ils font face à un problème de santé dont vous devez tenir compte lors de la définition de leur capacité de travail hebdomadaire.

Flux de travail d’équipe

De nombreux systèmes de gestion du temps comportent un panneau de flux de travail d’équipe où les employés peuvent voir toutes les étapes impliquées. Par exemple, leur tâche actuelle est due à ce jour afin que leur collègue puisse conclure la prochaine étape du projet. Cela vous permet également d’identifier les chevauchements, comme les tâches sur lesquelles trois membres de votre équipe travaillent chaque jour, même s’il s’agit vraiment d’un travail d’une seule personne.

Prix ​​et estimations

Vous devez fournir des estimations précises afin que les clients sachent combien de financement est nécessaire. Tout comme vous devez être en mesure d’évaluer le prix de votre produit de manière compétitive tout en réalisant un bon profit. Les systèmes de suivi du temps centralisent les informations des projets antérieurs, ce qui facilite la tarification de vos services et la génération d’estimations clients. Par exemple, vous savez combien de temps il a fallu pour accomplir des tâches similaires et toutes les dépenses supplémentaires impliquées.

Équipes de vente à distance

Votre équipe de vente à distance peut utiliser l’outil pour suivre les réunions avec les clients, créer des factures et enregistrer les heures facturables. De nombreux systèmes disposent même d’outils de présence afin qu’ils puissent demander des jours de congé et définir leur propre capacité hebdomadaire. Par exemple, ce vendeur ne peut travailler que cinq heures le mercredi car il a des obligations personnelles. Ou, ils ont déjà réservé trois heures pour la paperasse et formation à la connaissance des produits.

Développement de logiciels

Qui est en charge de la programmation et des tests backend? Combien de temps faut-il pour modifier l’interface utilisateur existante? De nombreuses sociétés de développement de logiciels utilisent un logiciel de suivi du temps pour décrire le processus et éviter les retards de lancement. Vous pouvez également suivre les dépenses associées et voir si les employés ont de la place dans leur emploi du temps pour effectuer les tâches de débogage de dernière minute.

3. Devriez-vous investir dans un logiciel de gestion horaire pour votre équipe?

C’est la question à un million de dollars, non? Alors, comment déterminer si le moment est venu d’acheter des systèmes de suivi du temps pour vos équipes distantes? Après tout, le financement disponible est limité et chaque achat de logiciel nécessite une analyse approfondie des besoins. Voici quelques secrets d’initiés pour vous aider à décider si les trackers de temps de projet gagnent une place dans votre budget actuel. Vous pouvez également télécharger notre exclusivité logiciel de suivi du temps de projet eBook pour plus de conseils pour investir judicieusement.

Clarifier les besoins commerciaux

La première étape consiste à déterminer si vous avez vraiment besoin de systèmes de suivi du temps pour atteindre les objectifs commerciaux. Comble-t-il une lacune existante? Y a-t-il de la place dans le budget? La meilleure approche consiste à identifier vos points faibles et à déterminer s’ils peuvent être résolus par un logiciel de suivi de projet. Par exemple, vous manquez fréquemment les délais, ce qui a un impact direct sur la relation client. La bonne application peut garder votre équipe sur la bonne voie et l’aider à planifier à l’avance afin d’éviter les retards potentiels. Plus loin dans cet article, j’explorerai certains des défis les plus courants que ces systèmes peuvent vous aider à surmonter.

Évaluer les performances des tâches

Les opérations commerciales peuvent être chaotiques, en particulier si vous avez des employés à distance qui travaillent sur une variété de tâches et qu’il n’y a aucun moyen de surveiller leurs performances, comme les délais et la composition de leur journée de travail, en général. Le logiciel de suivi du temps vous permet de tout décomposer en statistiques et chiffres. A titre d’exemple, cette équipe consacre 25% de sa journée à ce type de tâche. Vous pouvez ensuite déterminer s’il s’agit d’une utilisation productive de leur temps ou si vous avez besoin de restructurer les rôles et les tâches. En bref, vous devriez envisager des systèmes de gestion de suivi de projet si vous avez besoin de plus d’organisation et de supervision.

Évaluer la configuration actuelle de votre logiciel

Un autre facteur à considérer est votre boîte à outils d’entreprise existante. Quel logiciel possédez-vous déjà et y a-t-il quelque chose qui manque? À savoir, quelque chose que les systèmes de suivi du temps peuvent fournir. Cela vous aide également à trouver un outil de suivi compatible avec la configuration actuelle de votre logiciel. Par conséquent, vous n’avez pas à vous soucier des obstacles informatiques ou des coûts de remplacement.

Obtenez des commentaires des employés

En fin de compte, les employés doivent utiliser l’outil tous les jours pour pointer et tirer le meilleur parti de minuteries de travail. Par conséquent, vous devriez obtenir leurs commentaires avant de prendre votre décision finale. Un outil de suivi du temps leur sera-t-il utile? Si oui, quelles fonctionnalités recherchent-ils? Comment utiliseront-ils le logiciel pour améliorer la productivité et augmenter l’efficacité? Menez des sondages, des sondages et des groupes de discussion pour recueillir leurs commentaires.

Analyser les projets antérieurs

Examinez de plus près les projets que vous avez réalisés dans le passé. Y a-t-il des problèmes qu’un outil de suivi du temps pourrait vous aider à éviter à l’avenir? Encore une fois, vous devrez peut-être demander aux employés leurs idées. Par exemple, rencontrent-ils des défis similaires pour chaque projet? Pourquoi pensent-ils que le problème persiste et que les systèmes de suivi du temps feront-ils une différence? Essayez de faire correspondre leurs problèmes personnels avec les fonctions du logiciel de suivi du temps de projet. Peut-être que les minuteries peuvent aider avec leur manque d’organisation ou de procrastination.

4. 8 fonctionnalités clés que chaque application de gestion du temps doit fournir

Une fois que vous avez établi que les systèmes de suivi du temps conviennent parfaitement à vos équipes de télétravail, il est temps de passer à la liste de courses. Qu’est-ce qui distingue un outil de premier ordre des autres? Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix? Bien que chaque système ait ses propres arguments de vente, le succès de votre suivi du temps dépend de ces 8 caractéristiques essentielles.

Vues d’ensemble du projet

Les tableaux de bord de projet vous donnent une répartition détaillée des membres de l’équipe affectés, des tâches individuelles et des délais d’exécution. Par exemple, ce jalon sera clôturé la semaine prochaine. De nombreux outils comportent même des barres de progression afin que vous ayez une idée visuelle de la période. Les trackers d’heures facturables sont une autre fonctionnalité à rechercher. Vous pouvez rapidement voir combien de temps a été alloué à chaque projet ainsi que la capacité maximale.

Suivi du temps des employés

Les applications de suivi du temps de projet ont généralement un système à deux niveaux. Le premier est le suivi individuel du temps. Vous pouvez surveiller combien de temps un employé a travaillé pendant la semaine et comment il l’a passé. Par exemple, ils ont travaillé 8,25 heures le lundi et 5,5 heures le mardi, et il s’agit de leur capacité globale par rapport au temps utilisé. Le deuxième niveau est le suivi basé sur les projets. À titre d’exemple, ils ont travaillé 21,5 heures sur le projet A et 5 heures sur le projet B, le reste de leur temps étant consacré à la paperasse, aux réunions et aux prévisions financières.

Calendriers de travail

De nombreuses solutions logicielles de suivi du temps de projet comportent des calendriers de travail au niveau de l’individu et de l’équipe. Les employés peuvent voir ce qui s’en vient afin de pouvoir planifier en conséquence. Cela leur donne également la possibilité de déterminer comment leurs tâches et délais sont liés à l’ensemble du projet. Par exemple, ils ne peuvent pas repousser leur date d’échéance individuelle, car il n’y a pas de marge de manœuvre dans le calendrier de livraison. Toutes les tâches se succèdent rapidement, ils doivent donc modifier leur calendrier pour donner la priorité à ce projet.

Facturation

Vous devez facturer les clients rapidement et efficacement. Plus important encore, tout doit être précis pour améliorer la relation client. Ainsi, vous devriez rechercher des outils de suivi du temps avec des fonctionnalités de facturation client. Le système compile automatiquement les heures facturables pour le projet dans une période donnée, puis compile toutes les données dans une facture qui présente votre image de marque. Vous devriez également pouvoir personnaliser la facture, comme ajouter des champs et différents en-têtes.

Gestion des dépenses

Les organisations doivent savoir ce qui arrive et ce qui sort pour améliorer leurs marges bénéficiaires. Pour cette raison, de nombreuses applications de suivi du temps de projet ont outils de gestion des dépenses À titre d’exemple, vous pouvez contrôler combien vous avez dépensé sur chaque projet, y compris les heures facturables, les ressources supplémentaires et les tâches externalisées, puis comparer tous ces coûts internes aux revenus du projet. C’est également une fonction pratique pour les partenaires externes qui souhaitent suivre leurs dépenses personnelles pour le remboursement.

Rapports personnalisables

L’analyse est un autre argument de vente crucial à considérer. De préférence, des rapports personnalisables qui vous aident à suivre les KPI pertinents et à améliorer le retour sur investissement. La plupart des outils incluent également des visualisations de données. Par exemple, des tableaux et des graphiques vous aident à suivre les heures de travail d’équipe ou individuelles et les dépenses du projet. Certains outils ont même des graphiques à secteurs pour déterminer la part de la journée de travail consacrée au temps de production par rapport au temps d’inactivité.

Intégrations

Les intégrations varient en fonction de l’outil de gestion de projet. Cependant, de nombreuses applications proposent des modules complémentaires de comptabilité et de passerelle de paiement. Cela vous permet d’associer le système à vos plates-formes de référence et de rationaliser les processus. Par exemple, vous pouvez mettre à jour automatiquement vos livres lorsqu’un client paie afin de ne pas lui envoyer accidentellement un avis de retard. Renseignez-vous au préalable sur les intégrations et la compatibilité des logiciels.

Support des fournisseurs

Le support est une autre fonctionnalité qui dépend de l’outil. Alors que certains fournisseurs proposent une assistance par téléphone et par e-mail, d’autres se limitent aux FAQ et aux didacticiels en ligne. Chaque fournisseur doit fournir une base de connaissances qui vous aide à résoudre les problèmes courants. Par exemple, des vidéos de démonstration qui vous montrent comment créer un nouveau compte et ajouter des utilisateurs. Celles-ci sont également utiles lorsqu’il est temps de former votre équipe à l’utilisation du nouveau système, car vous n’avez pas à développer de ressources d’assistance supplémentaires en interne.

5. 6 raisons d’utiliser des solutions de suivi des heures pour la gestion de projet

Pour réaliser une analyse de rentabilisation gagnante, vous devez savoir POURQUOI vous mettez en œuvre des outils de suivi du temps de projet en premier lieu. Comment le logiciel vous aide-t-il à maximiser les ressources internes et à renforcer la responsabilité des employés? Comme tout outil d’exploitation, les avantages dépendent largement de vos besoins et de vos attentes. Cependant, il y a quelques récompenses que chaque organisation peut tirer des applications de suivi du temps.

Améliorer les relations clients

Les clients attendent de votre organisation certaines choses au-delà d’un excellent service client, bien sûr. L’une de ces obligations «strict minimum» est de simplifier le processus de paiement. Ils ne devraient pas avoir à parcourir un parcours d’obstacles virtuel pour s’occuper des factures. Ils ne devraient pas non plus avoir à contester chaque facture car elle comprend des erreurs de calcul ou des frais imprévus. Un logiciel de suivi du temps vous aide à améliorer les relations clients et à fidéliser votre marque. Par exemple, les factures sont toujours impeccables car le logiciel suit et signale les heures facturables. Cependant, votre équipe peut également consulter les factures générées automatiquement pour s’assurer que tout est inclus, comme les dépenses supplémentaires et autres services payants.

Centralisez la gestion de projet

L’un des aspects les plus difficiles de la gestion de projets est l’organisation, en particulier si plusieurs personnes, tâches et ressources sont impliquées. En plus de cela, vous travaillez peut-être sur plusieurs projets à la fois. Les systèmes de suivi du temps vous permettent de centraliser toutes ces informations dans un seul endroit pratique. Vous pouvez utiliser un seul outil pour surveiller les heures facturables, les performances de l’équipe et les budgets des projets. Cela inclut les données d’évaluation qui vous permettent d’augmenter vos marges bénéficiaires et de réduire vos dépenses.

Étirer les ressources disponibles

Une autre raison majeure d’investir dans un logiciel de suivi de gestion de projet est de tirer le meilleur parti de ce que vous avez. Ces outils vous aident à étendre les ressources disponibles, car vous avez une supervision détaillée de TOUS les aspects du projet, des rôles et des heures de travail des membres de l’équipe aux tâches à venir. En tant que tel, vous êtes en mesure de hiérarchiser les affectations et d’identifier les domaines à améliorer. Par exemple, vous remarquez que les employés passent une grande partie de leur journée à la paperasse. Existe-t-il un moyen de numériser leur processus et de le rendre plus efficace afin qu’ils puissent se concentrer sur d’autres responsabilités professionnelles? Ainsi, à bien des égards, le logiciel de suivi du temps est un outil de diagnostic qui met en évidence les points faibles de l’entreprise.

Tarification des produits affinée

Vous avez peut-être eu à peu près les mêmes frais de service ou les mêmes prix de produits pendant des années sans même vous rendre compte que votre marge bénéficiaire diminuait. Ou peut-être que vous venez de lancer votre entreprise et que vous ne savez pas comment définir le bon prix. Un avantage caché du logiciel de suivi du temps de projet est qu’il vous aide à affiner votre tarification. Vous êtes en mesure de revenir sur les projets antérieurs et d’évaluer le coût réel par rapport aux frais des clients. Vous pouvez également estimer la durée de chaque projet ou ce qui entre dans le processus de développement de produit, puis utiliser les données pour modifier votre tarification en fonction de votre investissement et des taux du marché en cours.

Évitez l’épuisement des employés

Alors que certains employés préfèrent faire le strict minimum, beaucoup ont tendance à aller dans l’autre sens. Ils vont au-delà des attentes pour faire le travail, ce qui signifie de longues heures de travail, des heures supplémentaires et beaucoup de stress. Les outils de suivi du temps aident à prévenir l’épuisement professionnel, car les employés peuvent évaluer leurs horaires et identifier les problèmes potentiels. Par exemple, ils ne se rendaient même pas compte qu’ils travaillaient 12 heures par jour, même si quelques-unes de ces heures étaient officiellement hors de l’horloge. Ce logiciel leur permet d’analyser leurs habitudes de travail et de trouver un équilibre plus efficace. Ainsi, vous aidant à fidéliser les plus performants et à améliorer la productivité. En fait, ils travailleront probablement moins d’heures et accompliront plus.

Assurez des paiements rapides

Des paiements rapides vous garantissent un financement suffisant pour vos propres opérations commerciales. Le logiciel de gestion du temps de projet vous aide à rationaliser l’ensemble du processus de facturation pour éviter les retards de paiement des clients. Cela garantit également que vous pouvez avancer avec les projets au lieu d’attendre qu’ils payent le prochain jalon. Par exemple, vous pouvez passer à la phase suivante car ils ont déjà fourni le financement pour des ressources supplémentaires.

6. Quels problèmes commerciaux les applications de suivi de projet peuvent-elles vous aider à résoudre?

Un autre article sur le « Dois-je acheter? » la liste de contrôle est de savoir si l’outil comble les lacunes existantes. Cela peut-il vraiment vous aider à relever certains des défis commerciaux auxquels vous êtes actuellement confronté? Plus important encore, peut-il le faire sans dépasser le budget ou impliquer une courbe d’apprentissage abrupte pour vos employés? Voici 5 points de douleur courants qui systèmes de suivi du temps de projet peut adresser de front. Certes, vous devez trouver le meilleur outil pour que vos équipes de travail à distance se concentrent sur ces domaines à améliorer. Heureusement, vous trouverez un lien vers notre eBook téléchargeable à la fin de cet article, qui comprend des ressources gratuites pour lancer votre recherche.

Dépassements de budget

Les projets dépassent-ils souvent le budget? Si tel est le cas, une mauvaise planification pourrait en être la cause. Les systèmes de gestion du temps de projet vous permettent de surveiller les dépenses et de prioriser les dépenses. À titre d’exemple, vous pouvez voir combien vous avez déjà dépensé pour ce projet et combien a été financé par le client. Vous êtes également en mesure d’identifier les domaines de réduction des coûts. Vous n’avez peut-être pas besoin d’externaliser cette tâche. Ou votre logiciel actuel provoque des obstacles informatiques qui vous poussent à dépasser le budget de la paie. Le logiciel vous aide à analyser les chiffres et à étirer les ressources, car vos données financières sont bien organisées.

Délais manqués

Le non-respect des délais entraîne toute une série de problèmes. Tout d’abord, cela a un impact direct sur vos résultats. Vous ne pouvez pas facturer les clients pour les jalons incomplets et ils peuvent ne pas vouloir payer si le projet est trop en retard. Cela a également un impact sur l’image de votre entreprise. Les clients ne veulent pas embaucher une entreprise connue pour ses délais manqués. Les applications de suivi du temps de projet vous donnent un aperçu clair des affectations de projet et des dates d’échéance. Vous pouvez également gérer vos ressources humaines plus efficacement pour vous assurer que tout est à temps. Par exemple, vous devez déléguer plus de tâches à cet employé pour respecter la date limite, car il est le seul à disposer des compétences nécessaires au lieu de le faire travailler sur un autre projet qui peut attendre car il doit être prévu le mois prochain.

Absentéisme élevé

Les employés ne se présentent pas au travail et le problème ne fait qu’empirer. Un absentéisme élevé est un autre problème qui affecte tous les aspects des opérations commerciales. Les employés qui pointent doivent prendre le relais pour couvrir leurs collègues absents, même s’ils n’ont pas les compétences ou l’expérience appropriées, ce qui conduit à un travail de mauvaise qualité ou à des révisions en profondeur par la suite. Les systèmes de suivi du temps des projets aident à réduire les taux d’absentéisme parce que les employés sont tenus responsables. Ils doivent demander des jours de congé et le logiciel suit leur présence à distance. Par exemple, ils peuvent voir combien de jours ils ont manqué cette période de paie et combien de temps a été alloué pour les pauses. Ils ont peut-être travaillé un quart de huit heures, mais trois heures étaient un déjeuner prolongé non approuvé. En bref, les systèmes de suivi du temps leur permettent de prendre en charge leur propre journée de travail et d’améliorer les comportements et les habitudes de performance.

Roadblocks de traitement de la paie

La paie semble prendre une éternité car votre équipe RH doit saisir manuellement toutes les données. Un autre problème pourrait être des erreurs de calcul. Par exemple, un employé ajoute accidentellement un zéro au chèque de paie d’une personne ou oublie d’inclure les congés payés. Les systèmes de suivi du temps aident à éviter ces obstacles, car ils automatisent la plupart du processus. Cela dit, votre équipe peut toujours apporter des modifications et vérifier les chiffres pour s’assurer que tout est exact.

Rotation élevée des employés

Comme le dit le proverbe, « ils tombent comme des mouches ». Vous semblez perdre des employés plus rapidement que vous ne pouvez les embaucher ou peut-être s’agit-il simplement d’un filet graduel plutôt que d’un exode massif. Les outils de suivi du temps vous aident à réduire le roulement du personnel et à fidéliser les meilleurs talents. Cela est dû au fait que cela facilite la vie de toutes les personnes impliquées. Les membres du personnel des RH n’ont pas à gérer autant de paperasse backend, en particulier en termes de paie et d’assiduité. Alors que les employés frontaux, comme les ventes et le service client, peuvent facturer rapidement les clients. En conséquence, les membres du personnel sont plus satisfaits de leur travail et plus susceptibles de rester sur place. Des chèques de paie précis et des tableaux de bord de suivi du temps personnels sont également d’une grande aide.

Conclusion

De nombreuses organisations ont mis leurs opérations en ligne en réponse à la crise du COVID. Les outils de suivi du temps de projet vous donnent la possibilité de gérer vos équipes de travail à distance et de maximiser la productivité. Mais, ils peuvent également vous aider à établir de meilleures relations avec les clients et à ajuster les prix pour améliorer les marges bénéficiaires, car vous pouvez prioriser les projets qui sont plus solides financièrement. Notre annuaire en ligne exclusif présente les principaux fournisseurs de logiciels de suivi du temps pour chaque industrie et gamme de prix. Vous pouvez même lire les avis des utilisateurs pour voir comment ils fonctionnent dans le monde réel.

Êtes-vous prêt à franchir le pas? Si tel est le cas, par où commencez-vous même votre recherche de logiciel de suivi du temps et comment qualifiez-vous les fournisseurs d’applications pour éviter les regrets de l’acheteur? Téléchargez notre eBook Logiciel de suivi du temps de projet: devriez-vous investir dans des applications de suivi pour votre équipe distante? pour découvrir des ressources gratuites qui peuvent vous aider à contrôler les fournisseurs et à trouver le meilleur système pour votre équipe.

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manuboss